Para la elaboración de presupuestos de obra puede usarse alguno de los programas especializados que integran el cálculo de los costos unitarios de las partidas, la elaboración de fórmulas polinómicas y listado de insumos entre otras acciones.
El desarrollo de un presupuesto de obras puede hacerse también con Excel.
Si se trata de un listado de partidas con costos unitarios conocidos y metrados (o cantidades) conocidos, solo hay que digitarlos, introducir las fórmulas de multiplicación y sumas, donde correspondan, y listo.
Cada que se tenga una variación en costos unitarios o metrados solo hay que digitarlos y el Excel se hará cargo de las multiplicaciones y sumas para tener el monto del presupuesto.
Hasta aquí todo se ve fácil
Los problemas empiezan si queremos obtener el presupuesto con el efecto de la variación del costo de un insumo. Por ejemplo el cemento, que suele ser un insumo usado en varias partidas, calcular el efecto de su variación se complica en Excel si solo hicimos el listado de partidas con precios y metrados.
Para lograr que nuestro presupuesto tenga la capacidad de mostrarnos el efecto de variación del precio de un insumo, se debe elaborar, en una hoja distinta, los análisis de costos unitarios de las partidas y enlazar sus resultados con el presupuesto, a su vez, los insumos componentes deben estar enlazados con un listado de insumos digitados en otra hoja.
Una forma de explicar un presupuesto detallado de obras sería:
Un presupuesto es un listado de recursos que se combinan entre si en las cantidades que se necesite, luego cada una de dichas combinaciones (partidas) se multiplican por otras cantidades (metrados) y, la suma de dichos productos es el presupuesto total.
Cuando se necesita hacer un presupuesto con pocas partidas, el preparar un libro de excel para lograrlo, tiene cierta complejidad. Se pueden encontrar en la red ejemplos con algunas diferencias en sus métodos y con muy similares resultados.
Acciones típicas para la organización de un presupuesto:
- crear una hoja con el listado de insumos
- crear una hoja con el desarrollo de las partidas
- crear una hoja con el presupuesto
dentro de cada hoja la información puede organizarse como mejor parezca. A continuación unos ejemplos de organización:
Hoja con listado de insumos
En esta hoja se puede apreciar que por cada insumo se requieren algunos datos como su nombre y el costo por unidad de cada insumo, en la columna de la izquierda se tienen unos códigos con los cuales se identifica cada insumo. Es posible incluir en esta hoja otros datos de cada insumo, como el peso por cada unidad, su volumen, lugar de procedencia etc., información que puede ser muy útil para otros cálculos.
Hoja con las Partidas
Puede verse que, para cada partida, es decir para cada Análisis de Costos Unitarios, se tiene una estructura en la cual se indica, en la primera columna, el código de insumo, en las siguientes van: el nombre del insumo, la unidad, la incidencia (cantidad) de dicho insumo en la partida, el costo por unidad del insumo, el producto de la incidencia por el precio y en la ultima columna la sumatoria de los productos de la columna anterior.
Hoja con el Presupuesto
Tal como se dijo más arriba el presupuesto es la sumatoria de los productos de las cantidades (metrados) de las partidas por su Costo Unitario. En la hoja que se muestra se organizan los datos de forma que la lectura se haga con facilidad, si se aplican filtros rápidos, se pueden hacer más sencillos los procesos revisión.
Otros aspectos de los Presupuestos de Obra
Para el caso de obras en el Perú y sobre todo cuando se trata de obras públicas, los presupuestos tienen las siguientes características:
- La sumatoria total de los productos de metrados de partidas con sus Costos Unitarios se denomina Costo Directo, este costo no incluye impuestos lo cual implica que los Análisis de Costos Unitarios deben calcularse retirando el monto de impuestos de cada unos de sus insumos.
- Al Costo Directo debe añadirse el monto de los Gastos Generales. Este monto viene a ser la suma de los costos indirectos no considerados en el cálculo de las partidas, entre ellos los gastos relacionados a la gestión propia de la ejecución de las obras, es decir dirección técnica, logística, transportes, equipos de oficinas, etc. Los Gastos Generales también se calculan con el debido detalle y se agrupan en 2 partes: Los G.G. relacionados al tiempo de ejecución de la obra (G.G. Variables) y los no relacionados al tiempo de ejecución (G.G. Fijos)
- También debe añadirse al Presupuesto la Utilidad, esta suele calcularse como un porcentaje del Costo Directo y suele ser fijada por la Entidad que va a efectuar la contratación (la proporción usual está en alrededor del 10%).
- A la suma de Costo Directo + Gastos Generales + Utilidad se le aplica el Impuesto General a las Ventas (a la fecha es del 18% ...... Agosto 2017).
- La suma total viene a ser el Presupuesto Total.
- Para cada Presupuesto de Obra es posible que se exija la Fórmula Polinómica. Esta fórmula viene a ser el mecanismo para reconocer el incremento de los costos de los insumos desde la fecha de elaboración de los presupuestos hasta el momento en que se ejecutan las partidas o se adquieren los insumos para su uso en obra. (La normativa para su elaboración y uso está indicada en el D.S. Nº 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias.)
según lo requerido lineas arriba nada es imposible de hacerlo directamente con excel... y VBA para qué?
Cuando el presupuesto contiene muchas partidas y entre todas ellas se usan muchos insumos la elaboración del presupuesto se hace complicada, el manejo de toda la información es más difícil, aún usando las herramientas y fórmulas que vienen con el Excel.
Incluso, si un presupuesto de muchas partidas, se logra elaborar con el debido vinculo en sus fórmulas, un cambio en el valor de un insumo puede demandar un buen tiempo de re cálculo. La simple acción de crear partidas nuevas se convierte en un trabajo tedioso. Por lo dicho y otras dificultades, muchos colegas han descartado trabajar presupuestos en excel y han optado por el software disponible en el mercado.
Una de las cosas que puede ser complicada es la elaboración de la fórmula polinómica, para hacerlo hay que conocer funciones de uso poco común. Así las cosas, lo mejor es programar funciones especiales con el VBA incorporado de Excel.
La Solución con VBA
Cuando el presupuesto contiene muchas partidas y entre todas ellas se usan muchos insumos la elaboración del presupuesto se hace complicada, el manejo de toda la información es más difícil, aún usando las herramientas y fórmulas que vienen con el Excel.
Incluso, si un presupuesto de muchas partidas, se logra elaborar con el debido vinculo en sus fórmulas, un cambio en el valor de un insumo puede demandar un buen tiempo de re cálculo. La simple acción de crear partidas nuevas se convierte en un trabajo tedioso. Por lo dicho y otras dificultades, muchos colegas han descartado trabajar presupuestos en excel y han optado por el software disponible en el mercado.
Una de las cosas que puede ser complicada es la elaboración de la fórmula polinómica, para hacerlo hay que conocer funciones de uso poco común. Así las cosas, lo mejor es programar funciones especiales con el VBA incorporado de Excel.
La Solución con VBA
Antes de escribir cualquier código de programación es importante tener claro todos los conceptos relacionados con los cálculos. Partamos de la operación más simple, elaborar el Análisis de Costo Unitario de una partida, ejemplo:
EXCAVACIÓN DE ZANJAS PARA CIMIENTOS MANUAL
la característica más difundida de esta partida nos dice que una cuadrilla compuesta por 0.1 Capataz + 1 Peón logra ejecutar 3 m3 de excavación por jornada de 8 horas. Es decir el Rendimiento es de 3 m3 y el análisis de costos se presenta así:
Esta estructura de cálculo tiene varias ventajas, cuando se hace filtro por partida en cada fila se verá la unidad de la partida y el costo de la partida, lo mismo cuando se hace filtro ocultando los insumos, se verá el monto total de Mano de Obra, Equipos, Materiales, etc.
En la columna cantidad para la mano de obra se calcula con la cuadrilla y el rendimiento, por ejemplo
Peón: 1.00 x 8 / 3.00 = 2.66667 horas hombre,
Capataz: 0.10 x 8 / 3.00 = 0.26667 horas hombre
(en donde se considera una jornada laboral de 8 horas)
Conociendo los códigos de los insumos se puede obtener el resto de sus datos con la correspondiente fórmula de búsqueda BUSCARV(
ejemplo,
- nombre: =BUSCARV(A10,INSUMOS!A6:E100,3,FALSO)
- unidad: =BUSCARV(A10,INSUMOS!A6:E100,4,FALSO)
- precio: =BUSCARV(A10,INSUMOS!A6:E100,5,FALSO)
el insumo herramienta se calcula como un porcentaje de la mano de obra
y bueno como ayuda VBA?
vean esto, cada una de las acciones es un simple click, no hay que aprenderse los códigos de las partidas, solo hay que buscarlas y añadirlas a la partida, el agrupamiento se hace con otro click, así la automatización deja pocas acciones para la edición.
Conforme se avanza con el desarrollo de funcionalidades se tendrán no pocas dificultades (dependiendo de cuanto dominas la programación), y si se empieza a aplicarlo en casos "de la vida real" se identificarán mejor las tareas que pueden necesitar algún grado de automatización.
Para hacer la hoja con el presupuesto también se puede preparar una herramienta similar a como se muestra en el ejemplo de abajo (se supone que se tiene preparado el metrado de partidas).
y hacer la formula polinómica también tiene su componente que facilita el trabajo. Para obtener la suma del costo agrupado según su valor de indice unificado, solo hay que aplicar SUMAR.SI(, y de allí, hacer el agrupamiento de cada monomio es fácil si ya se tiene una plantilla preparada:
En estas vistas el cuadro de dialogo presenta el listado por indices de mayor incidencia con los que se puede armar la polinómica.
Hacer el listado de insumos por cada presupuesto se reduce a darle un click a una opción en la cinta de opciones, lógicamente los presupuestos deben estar preparados.
También cuando toca revisar presupuestos, la organización en excel y sus herramienta de búsqueda y clasificación permiten hallar con poca dificultad las incompatibilidades de su elaboración.
Una ayuda para la revisión puede ser: ver cuales son las partidas en las que interviene cierto insumo.
