Los presupuestos de obra se elaboran con programas especializados que integran el cálculo de los costos unitarios de las partidas, la elaboración de fórmulas polinómicas y listado de insumos entre otras acciones.
El desarrollo de un presupuesto de obras con Excel es posible. En la forma más básica, si se tiene un listado de partidas con costos unitarios conocidos y metrados (o cantidades) conocidos, solo hay que digitarlos, introducir las fórmulas de multiplicación y sumas, donde correspondan, y listo.
Para lograr que nuestro presupuesto tenga la capacidad de mostrarnos el efecto de variación del precio de cualquiera de sus insumos, es necesario elaborar, en una hoja distinta, los análisis de costos unitarios de las partidas y enlazar sus resultados con el presupuesto, a su vez, los insumos componentes deben estar enlazados con un listado de insumos digitados en otra hoja.
Un presupuesto es un listado de recursos que se combinan entre si en las cantidades que se necesite, luego cada una de dichas combinaciones (partidas) se multiplican por otras cantidades (metrados) y, la suma de dichos productos es el presupuesto total.
Un presupuesto de obra en un libro de excel (o cualquier otro sofware de hojas electrónicas) debe contener las siguientes hojas electrónicas:
Un presupuesto de obra en un libro de excel (o cualquier otro sofware de hojas electrónicas) debe contener las siguientes hojas electrónicas:
- una hoja con el listado de insumos
- al menos una hoja con el desarrollo de las partidas, el análisis de costo unitario por partida
- una hoja con el presupuesto
dentro de cada hoja la información debe organizarse de manera que sea facil realizar las referencias en las fórmulas. A continuación unos ejemplos de organización:
Hoja con listado de insumos
En esta hoja se puede apreciar que por cada insumo se requieren algunos datos como su nombre y el costo por unidad de cada insumo, en la columna de la izquierda se tienen unos códigos con los cuales se identifica cada insumo. Es posible incluir en esta hoja otros datos de cada insumo, como el peso por cada unidad, su volumen, lugar de procedencia etc., información que puede ser muy útil para otros cálculos. Lo más práctico es definir un rango con nombre (que puede ser "Insumos") de modo que las funciones de búsqueda solo tiene que escribirse el nombre del rango:
Hoja con las Partidas
Puede verse que, para cada partida, es decir para cada Análisis de Costos Unitarios, se tiene una estructura en la cual se indica, en la primera columna, el código de insumo, en las siguientes van: el nombre del insumo, la unidad, la incidencia (cantidad) de dicho insumo en la partida, el costo por unidad del insumo, el producto de la incidencia por el precio y en la ultima columna la sumatoria de los productos de la columna anterior.
Hoja con el Presupuesto
Tal como se dijo, el presupuesto es la sumatoria de los productos de las cantidades (metrados) de las partidas por su Costo Unitario. En la hoja mostrada se organizan los datos de forma que la lectura se haga con facilidad, si se aplican filtros rápidos, se pueden hacer más sencillos los procesos revisión y control.
Otros aspectos de los Presupuestos de Obra
Para el caso de obras en el Perú y sobre todo cuando se trata de obras públicas, los presupuestos tienen las siguientes características:
- La sumatoria total de los productos de metrados de partidas con sus Costos Unitarios se denomina Costo Directo, este costo no incluye impuestos lo cual implica que los Análisis de Costos Unitarios deben calcularse retirando el monto de impuestos de cada unos de sus insumos.
- Al Costo Directo debe añadirse el monto de los Gastos Generales. Este monto viene a ser la suma de los costos indirectos no considerados en el cálculo de las partidas, entre ellos los gastos relacionados a la gestión propia de la ejecución de las obras, es decir dirección técnica, logística, transportes, equipos de oficinas, etc. Los Gastos Generales también se calculan con el debido detalle y se agrupan en 2 partes: Los G.G. relacionados al tiempo de ejecución de la obra (G.G. Variables) y los no relacionados al tiempo de ejecución (G.G. Fijos)
- También debe añadirse al Presupuesto la Utilidad, esta suele calcularse como un porcentaje del Costo Directo y suele ser fijada por la Entidad que va a efectuar la contratación (la proporción usual está en alrededor del 10%).
- A la suma de Costo Directo + Gastos Generales + Utilidad se le aplica el Impuesto General a las Ventas.
- La suma total viene a ser el Presupuesto Total.
- Para cada Presupuesto de Obra es posible que se exija la Fórmula Polinómica. Esta fórmula viene a ser el mecanismo para reconocer el incremento de los costos de los insumos desde la fecha de elaboración de los presupuestos hasta el momento en que se ejecutan las partidas o se adquieren los insumos para su uso en obra. (La normativa para su elaboración y uso está indicada en el D.S. Nº 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias.)
según lo indicado es posible de hacer un presupuesto detallado directamente con excel.
... y VBA para qué?
Cuando el presupuesto contiene muchas partidas y entre todas ellas se usan muchos insumos la elaboración del presupuesto se hace complicada, el manejo de toda la información es más difícil, aún usando las herramientas y fórmulas que vienen con el Excel.
Incluso, si un presupuesto de muchas partidas, con el debido vinculo en sus fórmulas, cada cambio en el valor de un insumo puede demandar un buen tiempo de re cálculo. La simple acción de crear partidas nuevas se convierte en un trabajo tedioso. Por lo dicho y otras dificultades, descartan trabajar presupuestos en excel y optan por el software disponible en el mercado.
También resulta ser complicada la elaboración de la fórmula polinómica, para hacerlo hay que conocer funciones de uso poco común. Así las cosas, lo mejor es programar funciones especiales con el VBA incorporado de Excel.
La Solución con VBA
Cuando el presupuesto contiene muchas partidas y entre todas ellas se usan muchos insumos la elaboración del presupuesto se hace complicada, el manejo de toda la información es más difícil, aún usando las herramientas y fórmulas que vienen con el Excel.
Incluso, si un presupuesto de muchas partidas, con el debido vinculo en sus fórmulas, cada cambio en el valor de un insumo puede demandar un buen tiempo de re cálculo. La simple acción de crear partidas nuevas se convierte en un trabajo tedioso. Por lo dicho y otras dificultades, descartan trabajar presupuestos en excel y optan por el software disponible en el mercado.
También resulta ser complicada la elaboración de la fórmula polinómica, para hacerlo hay que conocer funciones de uso poco común. Así las cosas, lo mejor es programar funciones especiales con el VBA incorporado de Excel.
La Solución con VBA
Aquí presento algunas partes de la forma en que desarrollé un complemento para desarrollar presupuestos de obra con excel. Lo hice poco a poco, en años, ya que muy ocasionalmente tenía necesidad de realizar presupuestos, por ello siempre consideré innecesario adquirir una licencia de algún software comercial.
La operación más básica: elaborar el Análisis de Costo Unitario (ACU) de una partida, ejemplo:
EXCAVACIÓN DE ZANJAS PARA CIMIENTOS MANUAL
la característica más difundida de esta partida nos dice que una cuadrilla compuesta por 0.1 Capataz + 1 Peón logra ejecutar 3 m3 de excavación por jornada de 8 horas. Es decir el Rendimiento es de 3 m3 y el análisis de costos se presenta así:
Esta estructura de cálculo tiene varias ventajas, cuando se hace filtro por partida en cada fila se verá la unidad de la partida y el costo de la partida, lo mismo cuando se hace filtro ocultando los insumos, se verá el monto total de Mano de Obra, Equipos, Materiales, etc.
En la columna cantidad para la mano de obra se calcula con la cuadrilla y el rendimiento, por ejemplo
Peón: 1.00 x 8 / 3.00 = 2.66667 horas hombre,
Capataz: 0.10 x 8 / 3.00 = 0.26667 horas hombre
(en donde se considera una jornada laboral de 8 horas)
Conociendo los códigos de los insumos se puede obtener el resto de sus datos con la correspondiente fórmula de búsqueda BUSCARV(
ejemplo,
- nombre: =BUSCARV(A10,INSUMOS!A6:E100,3,FALSO)
- unidad: =BUSCARV(A10,INSUMOS!A6:E100,4,FALSO)
- precio: =BUSCARV(A10,INSUMOS!A6:E100,5,FALSO)
el insumo herramienta se calcula como un porcentaje de la mano de obra
y cómo resulta si se usa VBA?
vean en la animación que sigue, cada una de las acciones es un simple click, no hay que aprenderse los códigos de las partidas, solo hay que buscarlas y añadirlas a la partida, el agrupamiento se hace con otro click, así la automatización deja pocas acciones para la edición.
Cada vez que intenté desarrollar nuevas funcionalidades, las encontré dificiles, por no tener dominio de de las capacidades del lenguajes VBA, por lo que, con cada logro, obtuve mejor dominio de la programación del elnguaje y del propiio excel. El uso del aplicativo en casos "de la vida real" también ayudó a identificar mejor las tareas o procesos para los que necesitaba algún grado de automatización.
Para hacer la hoja con el presupuesto también preparé una herramienta similar a como se muestra en la animación siguiente (el metrado de las partidas se obtiene de otro proceso).
Formula Polinómica
hacer la formula polinómica es más dificil de hacerlo "manualmente" por lo que preparé un componente que facilita el trabajo. Previamente debe obtenerse por cada insumo el total usado en el (los ) presupuesto(s). Para obtener la suma del costo agrupado según su valor de indice unificado, solo hay que aplicar SUMAR.SI(, y de allí, hacer el agrupamiento de cada monomio es fácil si ya se tiene una plantilla preparada:
En estas vistas el cuadro de dialogo presenta el listado por indices de mayor incidencia con los que se puede armar la polinómica.
Listado de insumos
Hacer el listado de insumos por cada presupuesto se reduce a darle un click a una opción en la cinta de opciones, lógicamente los presupuestos deben estar preparados.
También cuando toca revisar presupuestos, la organización en excel y sus herramienta de búsqueda y clasificación permiten hallar con poca dificultad las incompatibilidades de su elaboración.
Una ayuda para la revisión puede ser: ver cuales son las partidas en las que interviene cierto insumo.
En la hoja de insumos, además de sus precios, unidades e indice unificado, se muestran los totales de insumos segun metrados de los presupuestos e incidencias en las partidas, "manualmente" aplicando SUMAR.SI resuelve la necesidad de ese cálculo, pero, dada la gran cantidad de operaciones que involucra el recálculo automático, nos obligamos a cancelar el cálculo automático. Aquí también se escribieron los procedimientos necesarios con la ventaja de que se obtienen resultados rápidos y con el añadido de filtrar la presentaciones de listado por especialidad.
Todo el conjunto de procedimientos, funciones y formularios se agruparon en un AddIn (complemento) al que se le preparó un menú para el cinta de opciones, tengo varias de otras funcionalidades que no he comentado, como por ejemplo el boton Ver ACU se usa en la hoja del presupuesto, y muestra el detalle del ACU de la partida que se señale. Actualmente mi AddIn tiene el siguiente aspecto:
Como lo mencioné, lo hice poco a poco y en años, si lo tomas como un reto, en estos tiempos se podría hacer lo mismo y mejor con la ayuda de la IA.